Vos événements sont précieux ? Hybridez-les et élargissez votre audience !

Quelle place pour l’événementiel à l’heure où bon nombre d’entreprises envisagent de recourir plus massivement au télétravail et, plus globalement, au digital ? Derrière cette question se cache en fait un double raccourci qui peut mener à quelques malentendus.

Premier raccourci, celui qui conduit de la crise sanitaire des derniers mois à la digitalisation des événements. De fait, les entreprises n’ont pas attendu 2020 et le confinement pour investir le terrain des événements digitaux. Aborder cette digitalisation comme une inflexion majeure de 2020 reviendrait à oublier les nombreux retours d’expérience cumulés en la matière. Or ces retours sont précieux : chaque entreprise a pu goûter ces dernières années aux atouts du digital et de l’interactivité en ligne, mais aussi à ses limites. Aucun événement digital aussi sophistiqué soit-il ne permet d’entrer en empathie avec son audience comme chacun peut le vivre lors d’un événement physique.

Second raccourci derrière ce questionnement sur la place de l’événementiel, penser que la crise des derniers mois débouche sur une voie unique : la digitalisation. Point. Comme si le métro-boulot-dodo devait être remplacé par visio-téléboulot-dodo et que l’histoire devait s’écrire pour tous, de la même manière. Nous pouvons faire mieux. Chaque entreprise, unique à travers son savoir-faire, son histoire et sa culture doit pouvoir exprimer toute sa spécificité à travers ses événements.

Cap sur les événements hybrides

C’est tout le sens de la réflexion engagée par les équipes du segment Sports & Loisirs qui développent l’activité de la marque Lieux & Evénements Prestige Sodexo ces dernières semaines. Une réflexion qui s’appuie sur une conviction forte :  à nos yeux, le digital, malgré son omniprésence et ses qualités, ne peut se substituer au présentiel. D’autant plus dans un monde où ce digital porte une partie croissante de nos interactions sociales. Chacun a pu le constater : la « Zoom Fatigue » s’est généralisée car le digital demande d’investir beaucoup d’énergie pour tenter d’approcher la qualité d’une interaction en présentiel. Et cela, sans jamais vraiment l’atteindre.

La question, posée en ouverture de cet article, peut donc être reformulée de manière très concrète : comment s’appuyer sur le digital, non pas en mode « annule/remplace » de nos événements mais pour les étendre, les prolonger, les compléter ? La réponse a pris la forme d’un nouveau concept : l’événement hybride. Une encyclopédie en ligne très connue donne des événements hybrides une définition simple : “Un rendez-vous à la fois physique et virtuel. Répandu aux États-Unis, il donne au public intéressé par un événement la possibilité d'y participer soit par sa présence physique, soit par le biais d'un ordinateur connecté à internet.

L’une des forces des événements hybrides réside en leur absence de limites de participants et frontières géographiques, mais également, dans le meilleur suivi ROI qu’ils permettent, ainsi que leur dimension plus écologique. Chacun peut orchestrer l'événement qui lui ressemble et créer une nouvelle expérience. Loin d’abolir l'événement physique, l’hybride lui apporte une dimension nouvelle.

Du digital et surtout de l’interactivité

Digitaliser, c’est bien. Être interactif, c’est mieux. Car concevoir un événement hybride, ce n’est pas faire du « live stream » et proposer un contenu à sens unique. A l’ère du collaboratif où les discours top-down n’ont plus leur place, les événements hybrides remettent au contraire l’échange au coeur de l’événementiel. Favorisés par l’aura d’un lieu et sa modularité, ils promettent de s’inscrire dans une démarche conversationnelle et surtout, interactive ! Rooms virtuelles, ateliers distanciels, chats, sessions webinar et autres systèmes de votes, de sondages et de quizz permettent d’engager, de fédérer et surtout, de rendre actives les audiences.

De nombreux formats éligibles

Bonne nouvelle, la plupart des formats d’événements sont aujourd’hui éligibles aux formats hybrides. Prenons la conférence, sans doute le format le plus simple à hybrider. De bons équipements audiovisuels et un live stream performant sont les ingrédients du succès. Tout comme un lieu qui correspond à vos valeurs et à votre image de marque, et se présente comme l’écrin parfait pour votre événement. De même pour les ateliers thématiques ou pour les brainstormings, des rendez-vous importants pour les collaborateurs ne travaillant pas dans le même pays ou sur le même continent.

Citons également les salles de presse virtuelles, où les journalistes du monde entier peuvent trouver dans un seul lieu toutes les ressources et toutes les interventions en live dont ils ont besoin. Le tout avec de nombreux avantages : respect de l’écosystème en réduisant l’empreinte carbone des déplacements, accessibilité 24/24h et 7/7j, audience élargie… Concrètement, un séminaire de 100 participants présents peut doubler son audience grâce aux événements hybrides et au live stream. Et ainsi toucher et engager une cible plus vaste.

Une alchimie à maîtriser

Ces quelques exemples l’illustrent : un événement hybride réussi relève d’une alchimie bien maîtrisée entre un enjeu d’entreprise, la technologie et… un lieu. C’est en ce sens que nous avons travaillé avec nos équipes à la création de l’offre Hybrid’Event, simple à mettre en place pour nos clients et disponible dans l’ensemble de nos lieux.

En témoigne, l’organisation d’une Assemblée Générale fin juin au sein d’un de nos Business Center où nous avons accompagné le client dans la réalisation d’un dispositif qui a réuni 80 personnes en présentiel et 300 à distance. Un système de retransmission via une interface web sur laquelle les participants pouvaient se loguer leur permettait de participer à l’AG et interagir même à distance. Ce fût un vrai succès !

Avec l’Etoile Business Center, l’Hôtel des Arts et Métiers ou encore les Salons Nework by Yachts de Paris, nous avons l’avantage de disposer de lieux, allant du plus historique, au plus atypique, en mesure d’assurer un accueil semi-présentiel avec toute la technologie et les solutions digitales nécessaires à la conception d’événements hybrides et au service des enjeux du moment. Réengager les équipes comme les clients et insuffler à tous l’énergie indispensable au retour à la croissance.

(Les tribunes publiées sont sous la responsabilité de leurs auteurs et n'engagent pas CB News).