Travail d’équipe : réunions physiques vs télétravail et outils collaboratifs

Réunions, télétravail, transformation digitale, les salariés aux Etats-Unis sont-ils vraiment dynamiques, créatifs et flexibles dans leurs méthodes de travail ? C’est ce que révèle l’étude de l’institut Propeller Insights et de la plateforme Klaxoon (fondée par Matthieu Beucher, lancée en 2015 et présente dans 120 pays), à propos des nouveaux enjeux du travail et plus particulièrement de la mise en place de collaborations. Ainsi, le nombre de réunions est en augmentation pour 41% des américains. 79% des personnes interrogées estiment que dans les moments de collaboration, seules une ou deux personnes mènent la discussion et apportent les idées. Autre constat, 46% des personnes constatent une accélération de la collaboration dans les projets d’équipe. Enfin, 75% estiment qu'ils collaborent mieux avec leurs collègues sur des projets d'équipe avec des outils collaboratifs. Et 63% des employés qui travaillent à distance déclarent se sentir moins informés que leurs collègues au bureau.

Quelles sont les grandes tendances observées ?

Les résultats obtenus de l’étude indiquent d’une part une accélération des projets en équipes transverses et de l’autre, une multiplication des temps d’échanges depuis la réunion formelle à la gestion de projet en asynchrone. De nouvelles pratiques facilitées par la mise en place d’outils collaboratifs et digitaux. « Avec près d’un milliard de personnes dans le monde qui travaillent en équipe au quotidien, il semblait important d’aller observer comment les équipes collaborent au sein des organisations, quelles sont les grandes tendances, les besoins, les préférences. Cette étude est inédite, elle met en lumière la transformation qui s’opère dans le monde du travail et la nécessité pour les équipes de trouver les bons outils, les bonnes méthodes pour se synchroniser, avancer ensemble. », explique d’ailleurs Matthieu Beucher, CEO de Klaxoon, via un communiqué. 

Au commencement, il était une réunion….

L’enquête confirme  également que les réunions restent un moment privilégié par les équipes pour partager de l’information, prendre des décisions, générer des idées, planifier des projets et  tout simplement… collaborer. La satisfaction générale à l’égard des réunions est d’ailleurs en  hausse,  tout comme l’augmentation de leur fréquence et du nombre de participants. Des habitudes qui ont un impact conséquent sur l’efficacité des équipes au quotidien.  En chiffres, cela se traduit par 41% des personnes interrogées, qui ont assisté à plus de réunions au cours de l’année dernière. 63% des employés déclarent en effet que le nombre d’invités à ces rendez-vous, a augmenté. Mais cela varie en fonction des métropoles. Selon le document, ce serait à San Francisco, à Washington et à New-York que ces événements seraient les plus fréquents.  À Austin, par exemple,  c’est le nombre de participants qui a augmenté pendant les réunions.

Prendre une décision ? Merci mais je délègue à mon voisin….

Si la tendance est aux meetings, peu d’entre les participants se sentent vraiment pousser des ailes au moment de prendre la parole. En effet, 79% des personnes interrogées estiment que dans les moments de collaboration, seules une ou deux personnes mènent la discussion et apportent les idées. Un modèle de prise de décision très fréquent à San Francisco et à Seattle qui culminent respectivement à 88% et 85%. Interrogés sur les facteurs qui influencent le plus la prise de décision, 29% auront répondu pour cette étude : « la pensée de groupe » (les membres du groupe s'abstiennent d'exprimer leurs doutes et opinions en faveur de la pensée commune).  Aussi, 25% « par les manageurs », face à 9%, expliquant prendre des décisions par « le vote d’équipe ». Mais là encore, les réponses varient selon les carrefours géographiques et selon la taille de l’organisation.

Les TPE vs les grandes entreprises

Alors que les TPE, (recensant souvent 1 à 9 employés), se basent sur les meilleures idées à 47% du temps, les grandes entreprises, elles, regroupant parfois plus de  1 000 employés, ne s’y fient qu’à 33% du temps. Ainsi, de manière générale, l’étude démontre que travailler à Houston, c’est prendre des décisions en suivant la « pensée de groupe » avec 36% des décisions prises en fonction de ce facteur, alors qu’à New-York, on est plus propice au vote en équipe.

Allo la terre, je suis en télétravail

Parmi les grandes tendances soulignées par la méthodologie, on retrouve également le télétravail. Une manière de se montrer arrangeant pour le salarié mais qui peut avoir des conséquences importantes sur la motivation des employés. En effet, les télétravailleurs souffriraient de la distance, sans pour autant renoncer à cette possibilité.  L’enquête révèle d’ailleurs que 21% des employés travaillent plus de 60% de leur temps à distance et 52% estiment qu’ils travailleront plus fréquemment à distance au cours de l’année à venir. Mais comment subvenir à leurs besoins ? Et comment maintenir la dynamique de l’entreprise ?

Face à l’apparition de ces nouveaux comportements, tendant vers davantage d’éloignement physique, de nouveaux outils de synchronisation au sein des organisations s’imposent. Cela pour garantir l'alignement des équipes à distance sur les projets et la communication entre les divers membres d’un team puisqu’aujourd’hui  63% des employés qui travaillent à distance déclarent se sentir moins informés que leurs collègues au bureau. Interrogés sur leurs préférences, 61% des sondés expliquent même préférer travailler en équipe, tandis que 39% préfèrent l’autonomie. De plus, 46% des personnes interrogées ont constaté une augmentation de la collaboration sur des projets d’équipes, alors que seulement 20% ont indiqué une diminution.

Enfin, 42% déclarent travailler avec entre 3 et 8 équipes autres que la leur par semaine. Et 82% des travailleurs américains s'accordent à dire que le travail en équipe permet d’être plus créatif. En outre, 59% des employés déclarent avoir besoin de l'aide de leurs collègues pour réussir dans leur travail. Une évolution des mentalités qui pousse les entreprises à utiliser des méthodes plus agiles et à trouver des passerelles entre leurs différentes équipés, aussi bien éloignées par leurs spécialités que par ce phénomène de distance physique.  

Les outils collaboratifs, le futur des entreprises ?

En parallèle, au fur et à mesure que les technologies collaboratives évoluent, la manière dont les équipes se synchronisent devient un facteur déterminant pour innover, créer et développer la productivité au sein des organisations. L’exemple est probant puisque 75% des employés s'accordent pour dire qu'ils collaborent mieux avec leurs collègues sur des projets d'équipe grâce aux outils collaboratifs. Ne reste donc plus qu’à trouver les bons outils et les bonnes plateformes pour leur permettre d’échanger de manière plus efficace et surtout, à distance. Et vous, à quel point appréciez-vous vos collègues et vos collaborateurs ? 

Méthodologie : étude réalisée à partir d’un questionnaire en ligne réalisé par Propeller Insights sur une base de 2016 employés aux Etats-Unis au sein d’entreprises de tailles différentes : micro-entreprises (1-9 employés), PME (10 – 99 employés), entreprises de taille intermédiaire (100 – 999) et grandes entreprises (> 1,000 employés).