Flex-office : on a testé et on s’est plantés. Pourquoi ?

« Vous travaillez en Méthode agile ? En mode projet ? La hiérarchie est-elle très présente ? Quel est le circuit de validation ? ». Ces interrogations légitimes, évoquées avec chaque nouvelle recrue lors des entretiens d’embauche, témoignent d’un changement de paradigme. Ainsi, si les méthodes de travail changent, l’organisation de l’espace doit changer avec lui. Faisant d’une pierre deux euros coups en baissant leurs frais de structure, les entreprises adoptent progressivement le Flex Office pour répondre à cet enjeu. La nouvelle coqueluche de l’organisation de l’espace de travail est-elle une vraie opportunité ou une fausse bonne idée ?

« Nous nous attendions à une adaptation, une transition rapide et facile. Grosse désillusion ! »

En tant qu’acteur de la transformation digitale, jouissant d’une forte croissance avec des effectifs doublés sur ces deux dernières années, il nous est très vite apparu évident que l’agilité mise dans nos méthodes de travail devait se transposer à la gestion de notre espace. Nous voulions transformer notre aménagement et imaginions ainsi faciliter l’intégration, les échanges et l’organisation du travail lors de projets communs. Nous souhaitions ainsi remettre de l’oral dans nos communications, le Flex-Office étant défini par Clément Altersco de Bureau à Partager et Antonin Torikian de Fabernovel  comme un « catalyseur de rencontre », cela nous apparaissait comme LA solution. Certains d’avoir mis en place les outils (téléphones portables, slacks) et les moyens (casiers, bureaux équipés, process) nécessaires pour envisager sereinement un travail « nomade » dans l’enceinte de nos bureaux, nous nous attendions à une adaptation, une transition rapide et facile. Grosse désillusion !

Jouer des coudes pour avoir les « bonnes places », privilégier le travail « entre amis » plutôt qu’en « mode projet », des nouvelles recrues ne sachant où se placer, voilà quelques-unes des dérives de ce nouveau modèle auxquelles nous avons dû faire face. Au fil du temps nos habitudes « sédentaires » ont donc naturellement refait surface jusqu’à ce que le Flex-Office ne soit plus du tout utilisé. Nous nous sommes tous progressivement fossilisés à « nos » places. Comment expliquer cet échec quand on sait que la mobilité, l’agilité et la flexibilité font partie de notre ADN?

« Un séisme culturel » à anticiper !

Notre première erreur : écarter certains postes (Manager et DA) de cette nouvelle organisation. Lorsque l’on bouleverse un système en place il faut qu’il s’adresse à tous. Le Flex-Office repose sur l’intelligence collective et les moyens qu’on lui donne pour qu’elle s’exprime. Notre seconde erreur : supposer que des casiers personnalisés, des bureaux équipés, des téléphones portables vont compenser le « séisme culturel » qu’impliquent les changements liés au Flex-Office. Comme l’explique Nicolas Paugman - cofondateur de Artdesk Group - il doit être pensé en « environnement qui nourrit les échanges. ». Notre vision en « bureau partagé » ne pouvait pas répondre à cet enjeu. Le sentiment d’être interchangeables, les crispations autour des « bonnes » et « mauvaises » places sont évidemment des frustrations que le Flex Office génère si on ne procède pas à une métamorphose complète de l’espace de travail.

Cette expérience nous a appris que nous devions réfléchir en moment de travail plutôt que de raisonner en terme de place à un bureau. Nous sommes en train d’assister à la fin des organisations de travail en silo. Une journée est rythmée par : des brainstormings, des réunions, des échanges avec ses clients, son manager, ses différentes équipes, des moments de briefing, des call… Et des moments de concentration face à un écran. Il faut donc imaginer un lieu de travail en fonction de ces moments et créer des vrais espaces dédiés aux tâches qui ponctuent notre quotidien. En fonctionnant ainsi, les collaborateurs retrouvent « leur » place et ont moins le sentiment d’être interchangeables tout en travaillant de manière collaborative. Le risque de sédentarisation est contrôlé et les « bonnes » ou « mauvaises » places n’existent plus.

C’est un modèle d’organisation qui demande donc un investissement important, et qui, selon votre activité, peut demander plus d’espace. Au-delà de l’objectif souvent poursuivi de faire baisser les frais de structure, le Flex-Office est une vraie métamorphose de son environnement, de sa conception des espaces et des méthodes de travail. Une étude réalisée par la « Chaire Wokplace Management », menée par Ingrid NappiChoulet - professeur de management à l’ESSEC Business School -  en Octobre 2018 nous apprend que seul 8% des étudiants se projettent dans ce type d’environnement contre 56% en bureau fermé et que ces nouvelles organisations n’ont « plus le vent en poupe » et ne font pas rêver les jeunes.

Tout le monde parle du Flex-Office, mais, au final, s’adapte-t-il à votre environnement ? Avez-vous les moyens de le mettre en place ? Est-ce que vos collaborateurs en ont besoin ? Est-il est aussi attractif qu’on le pense ? Voici quelques-unes des questions que nous aurions dû nous poser avant de nous lancer.

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